Тел.: (812) 643-77-67 | Mail: fit.herzen.conf@gmail.com

Поиск по сайту

Мокрый В.Ю.
НОУ ВПО Санкт-Петербургский Гуманитарный
университет профсоюзов
Доцент кафедры информатики и математики,
заместитель заведующего кафедрой по научной работе,
кандидат педагогических наук
Санкт-Петербург,
av_and_mt@mail.ru

Использование программных средств обучения в ходе преподавания дисциплины «Документирование управленческой деятельности»


Mokriy V.Yu.
Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences
St. Petersburg, Russia

Using of software during training during teaching discipline for teaching the discipline «Documenting of administrative activity»

This work deals with the presenting some results of our research directed to increase in efficiency during teaching the discipline «Documenting of administrative activity» with using software.
Possibilities of specialized information resources, electronic document management systems, the legal help system «Consultant +» as means for training of students are considering.
The tasks for independent work of students directed to formation of future manager’s professional competences in documenting of administrative activity are given.
In addition, the further directions of our research allocated.

В данной статье приводятся промежуточные результаты исследования, целью которого является повышение эффективности преподавания дисциплин «Документирование управленческой деятельности» с использованием новых информационно-коммуникационных технологий в образовательном процессе в гуманитарных высших учебных заведениях.

Как показывает обобщение материалов по организации и ведению электронного документооборота, в том числе [1,2], для успешного решения профессиональных задач менеджеры должны уметь грамотно оформлять основные виды служебных документов и осознанно применять в своей деятельности системы электронного документооборота (СЭД).

Подготовка менеджеров к их использованию начинается с 1 курса, в том числе в ходе преподавания дисциплины «Документирование управленческой деятельности» в Санкт-Петербургском Гуманитарном университете профсоюзов (СПбГУП) обсуждались, в том числе в работах автора [3,4].

По результатам обобщения опыта преподавания дисциплины была выработана последовательность обучения студентов. На лекциях со студентами обсуждаются основные понятия и принципы ведения электронного документооборота. На семинарских занятиях студенты разрабатывают основные виды служебных документов и изучают основные приёмы работы с документами в СЭД. В ходе самостоятельной работы студенты изучают различные аспекты использования СЭД в организациях.

В рамках текущего и итогового контроля знаний студентов осуществляется оценивание уровня сформированности у студентов компетенций, связанных с навыками документального оформления решений в управлении деятельности организаций [5]. Контроль знаний студентов осуществляется в процессе проверки правильности выполнения заданий, тестирования и опросов.

Ниже представлены задания для самостоятельной работы студентов.

Задание №1. Разработка пакета информационных материалов. Студенты должны были разработать визитки, буклеты, календари, печати организации.

Задание №2. Разработка пакета организационно-распорядительных документов. Студенты должны разработать следующие документы:
Организационные: положения, уставы, инструкции и правила.
Распорядительные: указы, постановления, решения, приказы, указы, распоряжения.
Справочно-информационные: акты, письма, докладные, объяснительные, телеграммы, личные листки, телефонограммы.

Задание №3. Разработка пакета личных документов. Студентам предлагалось разработать резюме, справки служебного и личного характера, обращения (предложение, заявление и жалоба), характеристика, автобиография, доверенность, выдаваемая официальными лицами и доверенность, выдаваемая отдельными гражданами, расписка.

Задание №4. Разработка пакета кадровых документов. Студенты должны разработать следующие документы:
Организационные: штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка,
Распорядительные: (приказы по личному составу), информационно-справочные (докладные, объяснительные, справки и акты, а также протоколы), трудовые договоры и контракты, бланки строгой отчётности (трудовая книжка) и личные (заявление, автобиография и характеристика).

Задание №5. Разработка схемы документооборота. В результате выполнения задания студенты должны выделить проблемные ситуации и разработать с использованием программы MS Visio 2010 схему движения документов в организации.

Задание №6. Изучение системы электронного документооборота. Студентам предлагается разработать описание по схеме архитектуры системы, размещённой на официальном сайте компании Directum [6], описав назначение её основных компонентов (модулей) и связей между ними и разработав протокол по результатам заседания о возможности использования системы в деятельности организации и акта о внедрении.

Задание №7. Работа в СЭД DirectumRX. В ходе его выполнения студенты должны были изучить предлагаемые преподавателем материалы, разработать краткое описание приёмов работы с документами в СЭД и выполнить практические задания, направленные на использование документов в процессе организации электронного документооборота.

Для выполнения этих заданий студентам целесообразно использовать различные программные средства обучения, к которым относятся сайты с образцами документов, система поддержки самостоятельной работы студентов СПбГУП, СЭД, правовые справочные системы.

Рассмотрим их возможности.
Программы пакета MS Office 2010. Для разработки документов студенты использовали программы MS Word, MS Excel, а для разработки схемы документооборота – программу MS Visio.

Информационные ресурсы Internet и сайты с образцами документов
Использование информационных ресурсов Internet обсуждалось в работах [3,4]. Отметим сайт [1], на котором размещены учебные материалы, которые целесообразно использовать для подготовки теоретических материалов по организации электронного документооборота, в том числе и с использованием системы DirectumRX.

На семинарских занятиях студенты разрабатывали основные служебные документы. Для их разработки использовались шаблоны и примеры, размещённые на сайте [6] в разделе «Образцы документов». В ходе работы студент выбирает нужный шаблон документа, загружает его и редактирует согласно требованиям задания.

Система поддержки самостоятельной работы студентов СПбГУП
Для оказания поддержки самостоятельной работы студентов разработан и постоянно обновляется электронный курс, размещённый в системе поддержки самостоятельной работы студентов СПбГУП (доступ к материалам студенты и преподаватели могут получить после регистрации и записи на курс, размещённый на сайте http://edu.gup.ru/).

В электронном курсе размещены презентационные материалы, материалы для работы на семинарских занятиях, образцы документов, ссылки на статьи и видеоматериалы, тесты и ссылки для загрузки студентами результатов выполнения указанных выше заданий (элементы типа «задание»).

Системы электронного документооборота
Организация электронного документооборота осуществляется с использованием СЭД, которые можно разделить на две большие группы, а именно ECM (enterprise content manager) – системы, предназначенные для управления информационными ресурсами организации и CRM (customer relationship management) – системы, предназначенные для управления отношениями между покупателями [1, 2].

В ходе преподавания дисциплины использовались СЭД DirectumRX.

Правовые справочные системы
Эти системы представляют собой совокупность баз данных, в которых размещаются по ситуациям тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов власти.

В ходе преподавания дисциплины применялась система «Консультант+», которая позволяет осуществлять базовый и расширенный поиск по документам, выбрать материалы из доступных банков данных по юридическим ситуациям, экспортировать нужные для работы документы в текстовый документ, конструировать договоры.

В настоящее время осуществляется обработка полученных студентами результатов. Пока же отметим, что в 2016/2017 году дисциплина преподавалась двум группам студентов – 1 курса (18 человек) и 3 курса (27 человек).

У первой группы студентов наибольший интерес вызвало выполнение пятого задания (89% студентов), а у второй группы – третьего и пятого заданий (по 89%), что свидетельствует о значимости для студентов необходимости подготовки личных документов и исследования алгоритма обработки документов в организациях.

В заключение отметим, что для обновления методического обеспечения дисциплины «Документирование управленческой деятельности» планируется продолжить изучение указанных выше программных средств обучения, в том числе возможности СЭД DirectumRX.

Литература:
1. Журнал о системах электронного документооборота (СЭД) [Информационный ресурс]. Режим доступа: https://ecm-journal.ru/ (Дата обращения: 21.02.2018).
2. Официальный сайт системы Directum [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.directum.ru/system (Дата обращения: 25.02.2018).
3. Мокрый В.Ю. Применение информационных ресурсов Internet для обучения студентов организации электронного документооборота с помощью системы Directum // Информационные технологии в образовании: материалы IX Всероссийской (с международным участием) научно-практической конференции (ИТО-Саратов-2017).  Саратов: ООО “Издательский центр «Наука»”, 2017.  630 с.  С.475-481.
4. Мокрый В.Ю. Использование онлайн-сервисов в ходе преподавания дисциплины «Документирование управленческой деятельности» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://fit-herzen-conf.ru/statii/299_mokrij.php (Дата обращения: 24.02.2018).
5. Об утверждении и введении в действие федерального государственного образовательного стандарта высшего образования по направлению подготовки бакалавриата 38.03.02 «Менеджмент» [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://fgosvo.ru/uploadfiles/fgosvob/380302.pdf (Дата обращения: 21.02.2018).
6. Сайт с образцами документов [Информационный ресурс]. Режим доступа: http://dogovor-obrazets.ru/ (Дата обращения: 21.02.2018).

Комментарии

Оставьте свой комментарий