Тел.: (812) 643-77-67| Mail: fit.herzen.conf@gmail.com

Поиск по сайту

Мокрый В.Ю.
НОУ ВПО Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов
Доцент кафедры информатики и математики, к.п.н.
Санкт-Петербург,
av_and_mt@mail.ru

Использование онлайн-сервисов в ходе преподавания дисциплины «документирование управленческой деятельности»

Mokriy V.Yu.
Saint-Petersburg University of Humanities and Social Sciences
Saint Petersburg, Russia

Using of online services during teaching discipline «documentation of the management activity»

This work describes the possibility of using of online services in the course of development of documents in the company. Application of such services will allow students to gain an impression about modern information technologies in the field of a clerical work.
Also with students it is important to consider features of application of electronic document management systems. Further it is planned to develop the abstract of lectures and a workshop on discipline.

Студенты, обучающиеся по направлению подготовки «Менеджмент» изучают дисциплину «Документирование управленческой деятельности». Её изучение направлено на формирование следующих компетенций [1]:

  • владение навыками документального оформления решений в управлении операционной (производственной) деятельности организаций при внедрении технологических, продуктовых инноваций или организационных изменений (ПК-8);
  • владение навыками анализа информации о функционировании системы внутреннего документооборота организации, ведения баз данных по различным показателям и формирования информационного обеспечения участников организационных проектов (ПК-11).

Студенты выполняют задания, направленные на изучение основных понятий предметной области «Делопроизводство», а также формирование представлений о системах электронного документооборота.

Разработан и обновляется электронный курс в системе поддержки самостоятельной работы http://edu.gup.ru/. Доступ к учебным материалам могут получить студенты и преподаватели Университета, зарегистрировавшиеся в системе и записавшиеся на курс.

На теоретических занятиях со студентами рассматриваются системы электронного документооборота, а также другие решения, позволяющие автоматизировать бизнес-процессы на предприятии.

Основной используемой системой является Directum RX, но со студентами также важно обсудить возможности использования других систем.

Например, система управления предприятием TeamWox позволяет автоматизировать следующие процессы: управление сотрудниками, управление документами, вести детальную базу данных по клиентам, осуществлять хранение, быстрый доступ и поиск информации, постановку, планирование и контроль выполнения задач, управлять задачами, организовать телефонию, использовать модуль групповой работы. Кроме этого система позволяет осуществлять аналитику текущего состояния дел в компании и учёт текущего состояния дел, отправлять файлы по электронной почте.

Инструменты, реализованные в системе, сгруппированы по модулям: «Управление сотрудниками», «Управление документами», «CRM-система», «Поисковая система», «Сервисдеск», «Управление задачами». Также следует выделить модули, предназначенные для организации взаимодействия между сотрудниками: «Телефония (офисная автоматическая телефонная станция (АТС))», «Социальные инструменты», «Аналитика и учёт», «Электронная почта».

На странице [2] можно ознакомиться с возможностями онлайн-версии системы в демонстрационном режиме.

После установки системы руководство и сотрудники организации смогут работать с документами и задачами, как с помощью персональных компьютеров, так и на мобильных устройствах.

На практических занятиях и в ходе самостоятельной работы студенты осуществляют создание различных документов – информационных, служебных, личных и кадровых. А также изучают процесс документооборота в организациях.

Приведём примеры некоторых заданий, для выполнения которых используются онлайн-сервисы.

В ходе выполнения первого задания студенты придумывают название фирмы, определяются с отраслью деятельности. После этого в группе они распределяются по отделам согласно заданной преподавателем структуре. Для выполнения первого задания студенты должны разработать печать, визитку, календарь и буклет фирмы или отдела. Выполнять задание можно, например, с помощью сервисов [3 – 5].

Второе задание заключается в составлении пакета служебных документов. Изучив сайт любой фирмы (лучше брать сайты магазинов, торговых компаний, сетей), студенты должны составить пакет организационно-распорядительных документов, который включает: организационные, распорядительные и справочно-информационные документы.

Документы должны быть едины по содержанию или анализируемой ситуации и оформлены в соответствие с ГОСТ Р 6.30 – 2003 [6].

Документы загружать в архиве. Структура архива следующая:
1. Папка для организационных документов.
2. Папка для распорядительных документов.
3. Папка для справочно-информационных документов.

В архиве должна быть таблица-регистр. В таблице должны быть поля: адресант (кто отправил), адресат (кому отправлено); должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; вид документа; дата документа, номер документа, дата поступления документа; входящий номер документа, ссылка на исходящий номер и дату документа; наименование либо аннотация документа, индекс дела, сведения о переадресации документа; количество листов основного документа, количество приложений, общее количество листов приложений; указания по исполнению документа, должность, фамилия и инициалы исполнителя, отметка о конфиденциальности.

Все документы создаются в MS Word, а таблица-регистр в MS Word или MS Excel. Документы могут быть созданы с помощью шаблонов, размещённых на сайте [7].

В заключение отметим, что выполнение заданий студентами будет способствовать формированию ПК. Анализ результатов их выполнения студентами будет использован при разработке учебно-методического обеспечения дисциплины. Частично представленный в статье материал опубликован в пособии [8].

Также планируется продолжить разработку учебно-методического обеспечения дисциплины, в том числе конспекта лекций и практикума.

Литература
1. Федеральный государственный образовательный стандарт высшего образования (ФГОС ВО) нового поколения по направлению подготовки 38.03.02 «Менеджмент» [Электронный ресурс]. URL: http://fgosvo.ru/news/1/1784 (Дата обращения: 02.03.2017).
2. Страница для демонстрационного доступа к системе TeamWox [Электронный ресурс].URL: http://www.teamwox.com/ru/download/demo (Дата обращения: 02.03.2017).
3. Сервис для создания печатей [Электронный ресурс]. URL: http://pechati-1.ru/_spec/generator/index.html (Дата обращения: 03.03.2017).
4. Сервис для создания визиток [Электронный ресурс]. URL: http://editor.printdesign.ru/products/redaktor_vizitok (Дата обращения: 03.03.2017).
5. Сервис для создания календарей [Электронный ресурс]. URL: http://calendarum.ru/ (Дата обращения: 03.03.2017).
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Электронный ресурс]. URL: http://www.gosthelp.ru/gost/gost616.html (Дата обращения: 03.03.2017).
7. Информационный ресурс с образцами документов. [Электронный ресурс]. URL: http://dogovor-obrazets.ru/ (Дата обращения: 03.03.2017).
8. Мокрый В.Ю. Электронный документооборот в организации [Учебное пособие]. – СПб, Издательство «Инфо-Да», 2016. – 116 с.¬ – ISBN 978-5-94652-518-3.


Комментарии

  • Александр Павлович, добрый день! Спасибо большое за замечание. Я ставил задачу рассмотреть - какие сервисы и системы можно использовать. А недостатки я в других публикациях буду рассматривать. Или сделаю потом как описание кейсов в виде проблемных вопросов, связанных с внедрением. С уважением.

  • Александр Павлович, спасибо большое за проявленный интерес и замечание. Я эти недостатки буду рассматривать дальше и буду оформлять в виде кейс-заданий. Пока я в целом говорю про системы и сервисы. С уважением.

  • Здравствуйте. Интересная статья про СЭД. Безусловно важно обучать основам работы с СЭД. Единственное Вы как-то не раскрыли недостатки внедрения таких систем на предприятии...А недостатки общеизвестны...В несколько раз снижается скорость выпуска и согласования документов любого типа...

Оставьте свой комментарий